Surf Rio × V4 Bilinski&Co

A primeira ação, com a mão na massa, é assumir o controle total do CRM (GoHighLevel) que estava com a unidade anterior e trazer toda a operação para a nossa infraestrutura. Migramos a conta para a nossa gestão sem perder histórico, contatos nem conversas, e tiramos qualquer dependência da equipe antiga.

1. Assumir todos os acessos do CRM e remover qualquer acesso remanescente da unidade anterior.
2. Mapear o que existe hoje (funis, conversas, automações, número de WhatsApp) antes de mexer em qualquer coisa.
3. Migrar a operação para a nossa gestão, preservando todo o histórico de contatos e conversas.
4. Garantir que o recebimento de mensagens não para enquanto a migração acontece.

Em seguida, integramos a infraestrutura completa de imediato: o CRM (GoHighLevel), o motor de automação (n8n) e a hospedagem, tudo conectado numa base única, estável e sob o nosso controle. É o alicerce que faltava, montado de forma compacta para o atendimento rodar firme.

1. Conectar o GoHighLevel ao nosso motor de automação (n8n) por integração direta e segura.
2. Subir o n8n e a hospedagem na nossa infraestrutura própria, compacta e monitorada.
3. Religar os acessos e as chaves com cuidado redobrado, em ambiente protegido.
4. Testar a comunicação ponta a ponta entre CRM, automação e hospedagem antes de ligar o atendimento.

Com a base nova no ar, implementamos a SDR-IA numa estrutura enxuta (1 cérebro só, não 3 como antes), em modo assistido: o robô responde na hora, qualifica o lead (local, data, quantidade de pranchas, idioma) e passa para a pessoa fechar. Ele entra já tratando a fila de atendimentos em massa e vai sendo afinado a cada passo dos próximos dias.

1. Subir o atendente de IA único e enxuto na nova infraestrutura.
2. Carregar o tom de voz e as respostas reais da operação (preço sempre calculado de forma fixa, nunca inventado pela IA).
3. Ligar em modo assistido: a IA atende e qualifica, a pessoa confirma e fecha, com supervisão humana o tempo todo.
4. Testar ponta a ponta em português, espanhol e inglês antes de liberar o tráfego.
5. Acompanhar as primeiras horas e ir ajustando as respostas com base nas conversas reais.

Enquanto a IA está sendo reativada e afinada, montamos um plantão de atendimento humano para garantir que ninguém fique sem resposta na virada. É a rede de segurança: pessoa de verdade cobrindo os horários críticos, inclusive de madrugada, já que o passeio sai às 04:50 e o cliente precisa de confirmação antes de sair de casa.

1. Definir junto com vocês a escala de plantão para os horários críticos (noite e madrugada).
2. Atender manualmente toda conversa que chegar enquanto a automação não está 100%.
3. Priorizar quem já demonstrou intenção clara ("quero agendar", "quiero reservar") e quem já pagou.
4. Passar o bastão para a IA assim que ela estiver testada e estável, sem deixar lacuna.

Hoje 100% das conversas entram sem um responsável: o lead chega e ninguém é o dono dele, então ninguém responde. Esse é o conserto de maior impacto. Vamos ativar a distribuição automática de leads (rodízio justo entre os atendentes), garantindo que toda conversa que entra ganhe um dono na hora.

1. Ativar o rodízio automático que atribui cada novo lead a um atendente real da Surf Rio.
2. Garantir que o sistema só atribui se ainda não houver dono (nunca rouba um lead já em atendimento).
3. Aplicar a regra também de forma retroativa às conversas abertas que estão sem dono.
4. Confirmar com vocês quem entra no rodízio de atendimento.

Existem 63 conversas em que o cliente falou por último e ficou sem resposta (algumas paradas há mais de 7 dias), incluindo alguém que enviou comprovante de PIX e não teve retorno. Vamos fazer um mutirão para zerar essa fila, respondendo cada uma por ordem de prioridade. É a prova física, já nos primeiros dias, de que o atendimento mudou.

1. Separar as 63 conversas em 3 grupos: receita pronta (já pagou ou está prestes a pagar), alta intenção ("quero agendar") e cauda do Instagram (mensagens mais antigas).
2. Responder primeiro quem já pagou ou está quase fechando, confirmando o pagamento e a reserva.
3. Responder em lote os de alta intenção, priorizando as conversas mais quentes e recentes.
4. Reabrir as conversas mais antigas com uma mensagem que reconhece a demora e convida a agendar.
5. Marcar cada conversa recuperada para medir quantas viram reserva de fato.

Hoje uma conversa pode ficar dias sem resposta sem que ninguém perceba (chegamos a ver 8 dias de espera). Vamos instalar um alerta de tempo de primeira resposta: se um lead ficar sem retorno por poucos minutos, o sistema avisa e, se ainda assim ninguém atender, passa para o próximo atendente e depois para o coordenador. Mais o plantão noturno, porque o produto é às 04:50.

1. Definir a meta de primeira resposta (5 minutos no WhatsApp em horário comercial).
2. Avisar o atendente responsável se passar do tempo, e reatribuir a conversa em 10 minutos.
3. Escalar para o coordenador em 30 minutos, para nada cair no esquecimento.
4. Acionar a cobertura noturna/madrugada para o horário do nascer do sol.
5. Acompanhar o cumprimento da meta como indicador diário.

Para reabrir conversas que passaram da janela livre de 24h (regra do WhatsApp), são necessárias mensagens pré-aprovadas. Vamos preparar e aprovar um conjunto enxuto de mensagens de recuperação e confirmação, nos 3 idiomas (português, espanhol e inglês), para responder dentro e fora da janela sem nenhum atrito.

1. Escrever as mensagens essenciais: recuperação de lead, confirmação de sessão, lembrete da véspera e pós-passeio.
2. Criar cada uma nas 3 versões de idioma (português, espanhol, inglês).
3. Submeter para aprovação oficial com antecedência (a aprovação leva de 1 a 3 dias).
4. Usar a mensagem de recuperação para reabrir as conversas que já passaram da janela de 24h.
5. Validar tom e conteúdo com vocês antes de qualquer disparo.

Vocês pediram visibilidade, e com razão. Todo dia enviamos no grupo um resumo simples e honesto da operação: quantos leads chegaram, quantos foram respondidos e quantos ainda estão na fila. É transparência verificável desde o primeiro dia, mostrando sempre o número de antes e o de depois.

1. Definir o formato curto do resumo diário (leads recebidos, respondidos, fila pendente).
2. Enviar no grupo todos os dias, no mesmo horário, para criar previsibilidade.
3. Mostrar sempre o antes e o depois (por exemplo, mensagens não lidas caindo dia a dia).
4. Evoluir esse resumo para o painel completo assim que a base de dados estiver pronta.

Antes de religar qualquer automação, fazemos uma sessão de revisão com acesso direto ao painel de gestão, com vocês presentes. É a checagem responsável: confirmamos como o WhatsApp está conectado, quais automações estão ativas, o estado dos funis e o status do número, para não ligar nada às cegas. Calma e método antes de velocidade.

1. Marcar uma sessão de revisão com o acesso seguro ao painel, com vocês acompanhando.
2. Confirmar a conexão do WhatsApp, as automações ativas e o estado dos funis.
3. Mapear o que existe hoje, o que pode ser reaproveitado e o que precisa ser desligado.
4. Só liberar a religação das automações depois que tudo estiver confirmado.

Hoje existem 3 funis e 8 etapas, sendo que praticamente tudo vive em um só funil e várias etapas estão vazias ou confusas. Vamos simplificar para 1 funil principal (Booking SUP) com 5 etapas claras, do primeiro contato até a sessão realizada. Menos peças, mais clareza: o gestor passa a enxergar o dia de verdade.

1. Manter o funil principal de reservas e arquivar os funis paralelos sem movimento.
2. Reduzir de 8 para 5 etapas claras: Novo / Atendimento, Aguardando pagamento, Confirmado, Concluído, Cancelado.
3. Padronizar nomes inconsistentes (por exemplo, "Copa" vira "Copacabana").
4. Automatizar a movimentação entre etapas para o funil refletir a realidade, não ficar parado.
5. Validar a estrutura final com vocês.

Hoje quase nenhuma conversa registra de onde o lead veio, então não dá para provar que o tráfego está funcionando. A informação de origem até chega, mas vem escondida no corpo da mensagem. Vamos capturar e gravar a origem de cada lead automaticamente, ligando anúncio → conversa → reserva. É o que mata a ansiedade de não ver o dado e o que dá vida ao painel.

1. Ler a origem que já chega junto da mensagem (anúncio, link da landing, perfil) e gravar no campo certo.
2. Padronizar os links das landing pages e do perfil para carregarem a origem de forma confiável.
3. Estabelecer a regra: nenhum lead novo entra sem origem registrada.
4. Cruzar a origem com os dados de mídia para provar o caminho anúncio → lead → venda.

Há 506 oportunidades paradas em "Aguardando pagamento" (R$193.210), quase todas sem movimento há mais de 7 dias. É gente que demonstrou intenção de compra e foi esquecida. Vamos triar esse grupo: quem ainda está quente entra numa sequência de recuperação de PIX, e os frios são organizados para parar de inflar o funil. Caixa quase imediato.

1. Separar quem tem conversa ativa e recente (recuperável) de quem é frio/importado e antigo.
2. Colocar os recuperáveis numa sequência de lembrete de pagamento (com link e foto do passeio) e dar um dono a cada um.
3. Organizar os frios para sair do funil de receita real, sem poluir as projeções.
4. Confirmar quem tem conversa viva antes de disparar, para nunca incomodar lead morto.
5. Medir quantos voltam a pagar como indicador de recuperação.

Hoje só 31% das conversas têm o idioma registrado, mesmo com forte público latino e estrangeiro. Vamos preencher o idioma de cada contato automaticamente, para que o atendente que assumir já saiba em qual língua falar e as mensagens saiam sempre no idioma certo. É detalhe que faz o estrangeiro se sentir bem atendido.

1. Detectar o idioma já na primeira mensagem do cliente e registrar no contato.
2. Usar o país como pista quando o idioma não estiver claro.
3. Garantir que o idioma fica salvo para o atendente humano que assumir a conversa.
4. Fazer o preenchimento retroativo nos contatos que já existem.

A operação antiga tinha 18 fluxos e centenas de peças, a maioria quebrada ou fora do que é atendimento. Vamos reconstruir só o essencial: de 4 a 5 fluxos enxutos que cobrem receber a mensagem, atender com a IA, qualificar e passar para o humano. Menos peças bem conectadas valem mais que muita capacidade mal operada.

1. Construir o fluxo de entrada que recebe e organiza a mensagem.
2. Construir o atendente de IA (coração do sistema) que acolhe, responde dúvidas e qualifica.
3. Construir o fluxo de passagem para o humano, com dono obrigatório e alerta de tempo de resposta.
4. Construir o controle que silencia a IA quando o humano assume a conversa.
5. Centralizar as configurações (preços, horários) num único lugar de fácil ajuste.

Nem tudo da operação anterior estava ruim. Vamos aproveitar as partes que já funcionam bem e são valiosas: a forma de receber a mensagem, o cálculo de preço fixo (que nunca erra valor), as respostas reais de dúvidas frequentes e o controle que pausa a IA. Reaproveitar o que presta economiza tempo e preserva o que já era bom.

1. Manter a forma já existente de receber e organizar as mensagens que chegam.
2. Preservar o cálculo de preço fixo por tabela (individual e grupo), sempre determinístico.
3. Reusar as respostas reais de dúvidas e objeções que a operação já tinha mapeado.
4. Reaproveitar o mecanismo que pausa a IA quando o humano entra na conversa.

Boa parte do sistema antigo era complexidade que quebrava: pagamento embutido no meio do atendimento, um formulário que não enviava e cópias duplicadas de fluxos que se confundiam. Vamos descartar com segurança tudo o que estava quebrado ou fora de escopo, deixando o atendimento limpo. Pagamento e reservas voltam depois, isolados e testados.

1. Tirar do atendimento todo o aparato de pagamento (ele volta numa fase própria, separado).
2. Remover o formulário que não funcionava (a IA coleta os dados na conversa).
3. Eliminar as cópias duplicadas de fluxos que causavam comportamento imprevisível.
4. Manter o sistema antigo guardado e desligado por alguns dias, como segurança para retorno rápido.

O número de WhatsApp recuperado já tem reputação, histórico e está no link do perfil, então ele vira o número principal do atendimento. Como ele já passou por uma suspensão, tratamos com cuidado redobrado e mantemos um segundo número de reserva, pronto para entrar caso precise. Estabilidade do canal acima de tudo.

1. Definir o número recuperado (o que está no perfil) como número principal de atendimento.
2. Operar com cuidado reforçado: nada de disparo em massa frio, foco em responder rápido e bem.
3. Monitorar diariamente a saúde e a qualidade do número junto à plataforma.
4. Manter um segundo número de reserva aquecido, pronto para assumir em caso de problema.

A virada do sistema antigo para o novo é feita de forma segura, sem nenhuma janela em que mensagens caiam no vazio. Como o recebimento das mensagens não depende do nosso motor de automação, trocar o motor não derruba a chegada das conversas. A troca em si é um redirecionamento rápido e controlado, feito em horário de baixo movimento.

1. Garantir backup do estado atual e confirmar que o histórico de conversas está preservado.
2. Testar todo o sistema novo num ambiente isolado antes de qualquer virada.
3. Fazer a troca em horário de baixo movimento, com plantão humano cobrindo a janela.
4. Validar com conversas reais nos 3 idiomas logo após a virada.
5. Manter o sistema antigo disponível por alguns dias para retorno imediato, se necessário.

As conversas reais de WhatsApp e Instagram são um tesouro: têm o tom de voz da Surf Rio, as dúvidas mais comuns e as respostas que de fato fecharam venda. Vamos fazer um backup organizado desse histórico para servir de base de conhecimento da IA, sempre protegendo dados sensíveis dos clientes.

1. Exportar o histórico de conversas de WhatsApp e Instagram de forma organizada.
2. Filtrar o que é conversa real útil, separando do ruído.
3. Proteger dados sensíveis (remover documentos e comprovantes pessoais do material de treino).
4. Guardar a base de forma segura e estruturada para alimentar o atendente de IA.

Vamos treinar o atendente de IA com o histórico real da operação, para que ele soe como a Surf Rio de verdade (acolhedor, praiano, direto), e não como um robô genérico. Aproveitamos o jeito que a equipe atendia, as objeções reais e as respostas que converteram. Tudo com curadoria humana antes de ir ao ar.

1. Destilar o histórico em tom de voz, perguntas frequentes e objeções com as respostas que funcionaram.
2. Montar a base de conhecimento que a IA consulta para responder com naturalidade.
3. Garantir que política comercial (preço, regras de cancelamento) é sempre determinística, nunca inventada pela IA.
4. Submeter o tom à validação da equipe antes de liberar.
5. Refinar continuamente com as conversas novas que forem chegando.

Cerca de 70% do público é estrangeiro, com forte presença latina. Vamos garantir atendimento nativo em português, espanhol e inglês: a IA detecta o idioma na primeira mensagem e responde na mesma língua, com as dúvidas frequentes preparadas nos 3 idiomas. É uma promessa que pediram antes e não foi cumprida; agora será.

1. Configurar a IA para detectar o idioma do cliente já na primeira mensagem.
2. Preparar as respostas de dúvidas e objeções nos 3 idiomas (português, espanhol, inglês).
3. Salvar o idioma no contato para o humano e as mensagens seguirem na língua certa.
4. Testar conversas reais ponta a ponta nos 3 idiomas antes de liberar.

A IA precisa responder com firmeza as perguntas e objeções reais do dia a dia: pagamento antecipado, o que está incluso, política em dia de chuva, horário de chegada, se precisa saber nadar, desconto de grupo. Vamos embutir as respostas reais da operação, fechando também as poucas lacunas que ainda faltam, para a IA nunca travar nem inventar.

1. Embutir as respostas reais já validadas (pagamento, clima, colete, desconto de grupo, etc.).
2. Levantar com vocês as poucas dúvidas que ainda faltam resposta oficial (horário de chegada, idade mínima, o que está incluso, reagendamento, percentual do desconto).
3. Organizar as respostas por idioma para sair sempre certas.
4. Definir que, em caso de dúvida fora do roteiro, a IA passa para o humano em vez de improvisar.

A qualquer momento, o atendente humano pode assumir uma conversa e a IA se cala automaticamente naquela conversa, sem atropelo. É o botão de controle: humano e IA convivem na mesma caixa, com a pessoa sempre no comando quando quiser entrar. Esse mecanismo já existe e funciona; vamos reaproveitá-lo do jeito que está.

1. Reaproveitar o mecanismo de pausa da IA que já existe e funciona.
2. Permitir que o humano assuma qualquer conversa com um toque, silenciando a IA ali.
3. Garantir que, quando o humano assume, o alerta de tempo de resposta continua valendo para ele.
4. Testar a passagem de bastão (IA pausa, humano assume) antes de liberar.

Vamos revisar a fundo as campanhas de tráfego: públicos, segmentações, criativos e a jornada completa do anúncio até a venda. O objetivo é garantir que cada real investido leva o lead até um atendimento que de fato responde, fechando o ciclo que hoje vaza no meio do caminho.

1. Revisar campanhas, públicos e segmentações ativas.
2. Avaliar os criativos e identificar o que performa melhor.
3. Testar a jornada inteira: clicar no anúncio, cair na conversa e chegar até a venda.
4. Ajustar o que estiver desalinhado e priorizar o que traz lead qualificado.

Vamos conferir e organizar a medição de resultados dos anúncios (os eventos que dizem à plataforma o que está dando certo). Com a medição certa, a verba é otimizada com base em dados reais, e não no escuro. É a base para o tráfego rodar bem e para vocês enxergarem o retorno.

1. Auditar a configuração de medição dos anúncios e o registro de eventos.
2. Corrigir o que estiver faltando ou medindo errado.
3. Garantir que conversas e reservas voltam como sinal para otimizar as campanhas.
4. Validar que os números de mídia conversam com os dados da operação.

O botão "Fazer Reserva" das landing pages aponta hoje para uma plataforma que foi desativada, então morre no clique. Vamos reativar a captação redirecionando esses botões direto para o WhatsApp (que é o canal real onde o lead já vive), com a origem registrada. Assim, o tráfego volta a virar conversa de verdade.

1. Mapear os botões e links das landing pages que hoje levam a uma porta fechada.
2. Redirecionar os botões para o WhatsApp, já carregando a origem do clique.
3. Garantir que esse lead entra no atendimento com dono e origem registrados.
4. Validar o caminho completo (landing → WhatsApp → atendimento) nos 3 idiomas.

O melhor criativo de nascer do sol já existe e é gratuito: o conteúdo dos 60 mil seguidores e os melhores momentos da própria marca. Vamos aproveitar esse acervo como criativo de anúncio e abrir caminho para parcerias com criadores. Esforço baixo, impacto de mídia alto, sem firula.

1. Selecionar os melhores conteúdos reais (nascer do sol, travessia, surf trip) já existentes.
2. Transformar esse acervo em criativos para os anúncios.
3. Testar quais ângulos performam melhor e priorizar os vencedores.
4. Avaliar parcerias com criadores apenas depois do básico estável.

Hoje o pagamento acontece todo por fora do sistema (PIX manual e comprovante no chat), então não existe um lugar único que mostre o faturamento da operação. Vamos criar uma camada de conciliação financeira simples e segura, que registra cada pagamento e gera o faturamento por dia, semana e mês, e por canal. É o "dado da operação" que vocês pedem para o financeiro.

1. Criar um registro único e seguro de pagamentos (com proteção de dados sensíveis).
2. Construir a ponte para o PIX manual de hoje, sem esperar a fase de automação.
3. Gerar visões de faturamento diário, semanal e mensal, consultáveis na hora.
4. Cruzar o faturamento com a origem do lead para mostrar receita por canal.
5. Alimentar o painel executivo com esse dado real.

Para a transição ficar formal e tranquila, organizamos a documentação da troca de unidade junto à área administrativa. É a parte institucional que garante que tudo está em ordem e que não restam acessos ou pendências da etapa anterior. Burocracia bem resolvida, sem ruído.

1. Alinhar com a área administrativa a documentação formal da transição.
2. Confirmar que não restou nenhum acesso remanescente da operação anterior.
3. Organizar e arquivar os documentos da transição de forma rastreável.
4. Manter vocês informados a cada etapa concluída.

Vamos organizar de forma institucional e tranquila a questão do pagamento do contrato (hoje com apenas 1 das 12 parcelas quitada), alinhada com a área administrativa. É um acerto de bastidor, conduzido com transparência, para que o foco de todos siga no que importa: recuperar a operação.

1. Alinhar a situação do contrato com a área administrativa responsável.
2. Conduzir o acerto de forma transparente e sem ruído para a operação.
3. Registrar o combinado de forma clara para ambas as partes.
4. Manter o foco da entrega na recuperação do atendimento e da receita.

Para a relação ficar transparente e sem sumiço, montamos um painel de pendências compartilhado entre a V4 e a Surf Rio. Cada entrega aparece com frente, status, responsável, data prometida e data real, e o que depende de cada lado. Todo mundo enxerga o mesmo quadro, o tempo todo.

1. Listar todas as entregas com frente, responsável e prazo prometido.
2. Registrar o status real de cada uma e a data efetiva de conclusão.
3. Deixar claro o que depende da V4 e o que depende da Surf Rio.
4. Revisar o painel junto na reunião semanal de evolução.

Vocês pediram um painel executivo com a visão da operação. Antes de construir, definimos com precisão o que ele vai mostrar, com cada métrica tendo definição, fonte e forma de cálculo claras (tempo médio de primeira resposta, leads respondidos, conversão, faturamento). Assim o painel nasce confiável, e não como uma casca vazia.

1. Definir os blocos do painel: comercial, marketing, IA, atendimento e governança.
2. Para cada métrica, deixar claro o que significa, de onde vem e como é calculada.
3. Validar com vocês quais números são prioritários para o dia a dia.
4. Construir o painel como entrega própria, depois que a base de dados estiver sólida.

Para a baixa temporada, vamos desenhar ofertas sazonais inteligentes (combos e ações conjuntas) que aquecem a procura sem simplesmente baixar preço. É uma alavanca de receita para os meses mais fracos, planejada com cuidado e só ativada depois que o básico estiver rodando estável.

1. Mapear as oportunidades de oferta para a baixa temporada.
2. Desenhar combos e ações conjuntas que agregam valor sem queimar preço.
3. Planejar o calendário de ativação alinhado com a sazonalidade.
4. Ativar apenas depois que o atendimento e os dados estiverem estáveis.